Rakentaminen Tehdään yhdessä Turvallisuus Työmaa Vuorovaikutus

Kriisiviestintä paranee harjoittelemalla

August 30, 2018

Blog

Kriisiviestinnän harjoittelu on tärkeää, vaikka tilanteet tosipaikan tullen eivät aina mene suunnitelmien mukaan. Firalla harjoiteltiin toukokuussa työmaaonnettomuutta Vantaan Tikkurilassa sijaitsevalla työmaalla ja harjoitukseen otettiin mukaan myös kriisiviestintä.

Harjoituksen suunnittelu käynnistyi Firan turvallisuustiimin toimesta 1,5 kuukautta ennen, yhdessä bränditiimin ja johdon kanssa. Pian mukaan saatiin myös Keski-Uudenmaan Pelastuslaitos. Turvallisuustiimi piti kuitenkin harjoituksen tarkimmat yksityiskohdat salassa, jotta mukana olevat saivat harjoitukseen toden tuntua.

Kriisissä tulee kiire

Varsinainen harjoituspäivä alkoi yhteisellä läpikäynnillä, johon osallistuivat kaikkien osapuolten edustajat. Sen myötä jokaisen rooli ja aikataulu kävivät kaikille selväksi.

Päivän aikana harjoiteltiin putoamista 70 kilon painoisen nuken avulla ja turvavaljaisiin pudonneen pelastamista, köysityöskentelyä, kriisin johtamista ja viestintää.

Harjoitus alkoi kello 12 nuken putoamisella katolta. Ensimmäisen puolen tunnin aikana työmaa oli suorittanut ensipelastuksen, pelastuslaitos oli aloittanut ensiavun ja Firan tilanteessa tarvittava johto sekä bränditiimin kriisiviestinnästä vastaavat olivat päässeet paikalle työmaalle.

Seuraavat 30 minuuttia olivat kriisiviestinnän kannalta kriittisimmät. Samaan aikaan kun tilanne eteni, selvitimme viestinnän näkökulmasta mitä oli tapahtunut, kenelle, onko ”potilaan” omaisille tiedotettu asiasta ja kirjoitimme ensimmäisen tiedotteen, joka toimi myös kutsuna “medialle”. Seurasimme samalla myös sosiaalista mediaa ja vastasimme harjoitusta varta vasten pyydettyjen ”aktiivisten kansalaisten” viesteihin.

Heti kun tieto oli tavoittanut “omaiset”, lähetimme tilanteesta tiedotteen ja kutsun tiedotustilaisuuteen “medialle”, jota harjoituksessa edustivat siihen erikseen pyydetyt henkilöt, jotka joko opiskelivat alaa tai olivat olleet mukana käsikirjoituksen tekemisessä. Tiedotustilaisuus pidettiin tunti ja vartti harjoituksen alkamisesta. Nopeaan aikatauluun vaikutti tietenkin se, että olimme pystyneet ennalta valmistautumaan esimerkiksi tiedotepohjia päivittämällä, mutta pääsääntöisesti vakavassa onnettomuustilanteessa ensimmäinen tiedotustilaisuus pitäisi pyrkiä aloittamaan tunnin kuluttua tapahtuneesta.

Sisäinen viestintä korostuu kriisissä

Kriisitilanteista puhuttaessa keskitytään usein ulkoiseen viestintään, joka on tietenkin yrityksen brändin kannalta erityisen tärkeää, mutta sisäisellä viestinnällä nopeutetaan kriisistä selviämistä paljonkin.

On tärkeää, että yrityksen johto ja viestintä on nopeasti tiedotettu tilanteesta, jotta he pääsevät johtamaan kriisiä ja palvelemaan mediaa sekä asiasta huolestuneita kansalaisia. Samalla on tärkeää luoda mahdollisimman ajantasainen tilannekuva, jotta väärää tietoa ei pääse missään vaiheessa eteenpäin.

Olisi hyvä luoda yritykseen esimerkiksi jokin koodisana, jolla huomio saadaan oikeilta henkilöiltä esimerkiksi tärkeän palaverin aikana sähköpostitse tai viestipalveluiden avulla. Sen lisäksi pitää olla etukäteen sovittuna, miten kriisin osapuolet viestivät keskenään. Firalla siihen oli jo olemassa olevat ohjeet, mutta sisäinen kriisiviestintä takelteli silti.

Harjoituksessa huomasimme tietokatkojen kehittyvän nopeasti, jolloin on vaikeaa päästä kiinni siihen mitä on tapahtunut. Tähän ketjutukseen saimme selviä kehitysideoita, joita aloitettiin työstämään heti harjoituksen jälkeen. Yksi parannus helpottaa tilannetta jo huomattavasti; kaikkien pitää muistaa kuitata viesti saaduksi.

Mitä opimme?

Paras oppi oli yhteispelin kehittämisessä, emmekä olisi päässeet sitä hiomaan paremmaksi ilman harjoitusta. Vaikka teoriatasolla kaikille oli selvää mitä tehtäviä kenellekin kuuluu, harjoituksen jälkeen jokainen pystyi tarkemmin pohtimaan miten kunkin tehtävän hoitaa seuraavalla kerralla tehokkaammin ja selkeämmin.

Viestinnän näkökulmasta tilanteen kaaos avautui meille kokonaisuudessaan, joka selvensi ydinajatuksiamme kriisissä toimimisesta: varaudu, pysy rauhallisena ja viesti mahdollisimman nopeasti, yksinkertaisesti, selkeästi ja totuudenmukaisesti.

Tämän lisäksi huomasimme, miten tärkeää on koko henkilöstön opastaminen kriisiviestinnän periaatteisiin.

Viisi tärkeintä oppia kriisiviestinnän harjoituksesta
  1. Pidä kriisiviestinnän ohjeet ja tiedotepohjat jatkuvasti ajan tasalla.
  2. Tee muistilista kaikkien kriisitilanteessa viestintään osallistuvien saataville, josta voi tarkistaa, että kaikki tarpeellinen on tehty kriisin aikana ja sen jälkeen.
  3. Muista sisäinen viestintä, erityisesti kriisin johdon, osallisten ja viestinnän välillä.
  4. Pysy rauhallisena ja kiireettömänä vaikka mikä olisi.
  5. Tee viestintää niin avoimesti ja läpinäkyvästi, kun tilanne antaa myöden.

Mikä on kriisi ja mitä on kriisiviestintä

Kriisi on tilanne, jossa normaalit johtamistoimenpiteet ja resurssit eivät enää riitä.

Kriisiviestinnällä- ja johtamisella on tavoitteena ehkäistä kriisejä, lieventää niiden seurauksia, antaa organisaatiolle työrauha ja tärkeimpänä, saattaa organisaatio kriisin jälkeen normaalitilaan. (Katleena Kortesuo, Riko lasi hätätilanteessa – kriisiviestinnän pikaopas johtajalle, Kauppakamari 2016).

 

Pirita Tiusanen
Viestintä- ja markkinointikoordinaattori
Fira Group

Ella Lindroos
Brändijournalisti
Fira Group

 

Lue lisää turvallisuuden vaalimisesta ja kehittämisestä.

Lue Firan turvallisuusviikosta.

Lue lisää